Z roku na rok coraz więcej firm decyduje się na organizację spotkania świątecznego dla swoich pracowników. Świadczy o tym chociażby ogromne obłożenie sal i restauracji już od początku grudnia. Natomiast duże zainteresowanie usługami cateringowymi w tym okresie to także wyzwania i ryzyka dla firm je świadczących. Jak zabezpieczyć firmę przed przykrymi niespodziankami – finansowymi i wizerunkowymi?

Serwis Praca.pl przeprowadził badanie, z którego wynika, że blisko połowa ankietowanych (49%) jest przeciwna organizacji spotkania wigilijnego w pracy*. Jednocześnie jednak pracodawcy coraz chętniej organizują firmowe wigilie, zapraszając na nie często także rodziny pracowników i traktując je jako sposób na integrację zespołu, ale też zaprezentowanie się z dobrej strony. Takie spotkanie ma zwykle podobny przebieg. Podziękowania dla pracowników, podsumowanie roku działalności firmy, życzenia wesołych świąt i dzielenie się opłatkiem – to kilka z jego podstawowych elementów, po których uczestnicy przystępują do części mniej oficjalnej, czyli spożywania przygotowanych potraw.

Jako że wigilia firmowa to często przedsięwzięcie na kilkadziesiąt a nawet kilkaset osób, staje się ona dużym wyzwaniem logistycznym dla organizatora. Tym bardziej, że zamawiającemu usługę zależy w tym czasie bardziej niż kiedykolwiek, by spotkanie przebiegło perfekcyjnie. Jednym z problemów, z którym muszą zmierzyć się organizatorzy spotkań wigilijnych dla firm jest zapewnienie nie tylko świątecznej atmosfery, ale też odpowiedniej jakości i płynności obsługi. Zdarzają się na przykład sytuacje, w których niedopasowana liczba personelu nie jest po prostu w stanie zagwarantować obsługi na najwyższym poziomie, czego efektem jest długie oczekiwanie na dania, a co gorsze na uprzątnięcie brudnych naczyń. W przypadku przyjęć świątecznych organizowanych w siedzibach firmy, problematyczne staje się również zapewnienie odpowiedniej ilości np. kieliszków do wina czy wieszaków na okrycia wierzchnie, szczególnie jeśli na kolację pracownicy są zapraszani wraz z osobami towarzyszącymi.

Tego rodzaju problemy i wyzwania mogą okazać się także istotne, jeśli podejmujemy się organizacji spotkania w naszej restauracji czy hotelu (a tym bardziej, jeśli organizujemy dwie imprezy w tym samym czasie). Zawsze upewnijmy się, czy jesteśmy w stanie zapewnić odpowiednią jakość obsługi jednemu czy dwóm klientom jednocześnie. Dodatkowo, sprawdźmy pojemność szatni i liczbę miejsc parkingowych, jakie zapewniamy gościom. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie jest najważniejsze, dlatego starajmy się uniknąć sytuacji, w której goście będą musieli jeździć wokół restauracji, szukając miejsca parkingowego, a potem dowiedzą się, że nie mają gdzie powiesić płaszcza.

Pamiętajmy też, by podpisana umowa na świadczenie usług zawierała zapis o zaliczce lub zadatku. Ten drugi pozwoli nam zabezpieczyć nasze interesy o tyle, że w przypadku niewykonania usługi z przyczyn leżących po stronie klienta będziemy go mogli, w odróżnieniu od zaliczki, zachować.

Z kolei wybór menu wigilijnego zależy oczywiście zawsze od klienta, jednak większość z nich decyduje się w tym czasie na tradycyjne potrawy świąteczne. Niemniej bez względu na to, czy klient wybierze klasyczne wigilijne potrawy, czy też coś mniej tradycyjnego, pamiętajmy by nasze menu zawsze zawierało także propozycje dań dla osób na specjalnych dietach, jak np. dieta wegetariańska, wegańska czy bezglutenowa.

Niestety nawet najbardziej drobiazgowe ustalenia i najlepsze przygotowania nie ustrzegą nas przed wszystkimi ryzykami. Zawsze może się bowiem zdarzyć, że np. na skutek zalania czy pożaru firma cateringowa czy restauracja nie jest w stanie zapewnić usług, do świadczenia których jest zobowiązana. Przed takimi ryzykami uchroni nas odpowiednio dobrane ubezpieczenie. Zawsze warto też wspomnieć potencjalnym klientom o takim zabezpieczeniu, które będzie stanowiło dodatkową zachętę do skorzystania właśnie z naszych usług.

– Jednym z zagrożeń jest tu konieczność odwołania rezerwacji czy świadczenia usługi, czy to na skutek błędu ludzkiego (np. omyłkowe zarezerwowanie jednego terminu dla dwóch zlecających) czy zdarzenia losowego takiego jak zalanie. Zawarcie w polisie klauzuli „czyste straty finansowe” zapewni nam pokrycie roszczeń wynikłych z tego typu niedogodności. W tym wypadku szkoda to nie kwota, którą zamawiający już wydali, ale koszty dodatkowe, które muszą ponieść w związku z zaistniałą sytuacją – mówi Marcin Pabiś – Dyrektor Biura Ubezpieczeń Majątkowych Concordii Ubezpieczenia, i dodaje: Może się też zdarzyć, że szatnia restauracji wyda nie ten płaszcz, co trzeba, albo że paczka pozostawiona na przechowanie w szatni ulegnie uszkodzeniu. Także przed takimi szkodami ochroni restauratora odpowiednie ubezpieczenie – wystarczy, że ubezpieczony rozszerzy polisę o szkody w rzeczach pod kontrolą i zadba o OC za szkody w rzeczach wniesionych. Niezwykle ważną kwestią w ubezpieczaniu działalności gastronomicznej jest także upewnienie się, że ubezpieczenie OC obejmuje szkody w postaci zatrucia – podkreśla Marcin Pabiś.

Pamiętajmy, że jedną z najlepszych form reklamy jest zadowolony klient, który często przekazuje informacje o wysokiej jakości usług krewnym i znajomym. Z kolei klient niezadowolony na pewno nie omieszka podzielić się swoimi negatywnymi doświadczeniami z otoczeniem. Dlatego tak ważne jest zapewnienie odpowiedniej jakości usług, tak by bez względu na okoliczności nasz zleceniodawca mógł polecić nasze usługi innym zainteresowanym.

* http://www.praca.pl/en_centrum-prasowe/komunikaty-prasowe/polowa-polakow-nie-chce-wigilii-w-pracy_cp-673.html